Comment donner envie aux salariés de travailler ensemble sur une plateforme collaborative ?

Les dirigeants d’entreprise sont de plus en plus convaincus que dans un monde devenu instable et complexe, il faut diffuser l’esprit de coopération et compter sur l‘intelligence collective pour s’adapter.

De plus en plus d’entreprises utilisent des réseaux sociaux internes et des logiciels de collaboration pour gagner en transversalité, faciliter l'innovation et l’intelligence collective.

Cela marche, à condition que... tous les membres d'une équipe les utilisent au quotidien. Mais est-ce bien réaliste ?

Car ces outils ne libèrent en réalité que très peu de potentiel collaboratif. Alors qu’ils bouleversent les façons de manager, de travailler et de communiquer, ils sont déployés sans un accompagnement suffisant des collaborateurs et des managers dans les nouveaux usages et sans une réflexion suffisante sur leur intégration dans le travail.

Or selon des recherches menées par Connected Commons, la plupart des managers passeraient désormais au moins 85% de leur temps de travail à envoyer des e-mails, à participer à des réunions et à téléphoner et les sollicitations pour ce genre d’activités ont bondi de 50% au cours de la décennie passée.

Dans ce contexte, les salariés se sentent à juste titre submergés par les sollicitations de plus en plus d’interlocuteurs qui peuvent les joindre via différents canaux et avec l’injonction implicite de répondre le plus vite possible.  Les auteurs d’articles sur ce sujet parus dans HBR en février-mars 2018 et juillet 2019, parmi lesquels Rob Cross, ont surnommé ce phénomène de « surcharge collaborative ».

Alors, comment faire pour motiver un salarié à pratiquer l’intelligence collective au quotidien sur une plateforme digitale et lutter contre cette surcharge collaborative ?

Il faut selon nous être capable de répondre à ses 6 attentes :

1. Savoir pour quoi le faire
2. Se sentir libre de ne pas l’utiliser si ça n’est pas le cas. Et s’autoriser le cas échéant à déléguer ou décliner une invitation à participer à un groupe de travail.
3. Pouvoir l’utiliser simplement
4. Ne pas être submergé par l’information. Dans un monde d’hyper-connexion, nos échanges sont à haute fréquence mais souvent à très basse intensité (Eloi Laurent – L’impasse collaborative).
5. Avoir du plaisir à échanger
6. Être reconnu pour son investissement

Autant d’attentes que les entreprises ne prennent pas suffisamment en compte, convaincues que la seule mise à disposition d’une plateforme digitale va suffire à développer des usages collaboratifs comme par magie.

Au delà d’un choix technique réalisé par la DSI, l’accompagnement par la DRH est absolument nécessaire.

Zeebra a été conçu pour l’épanouissement de la culture coopérative dans les entreprises. La coopération passe par le partage de savoir-faire, de connaissances qui est la clé de l’intelligence collective. La coopération  va au-delà de la collaboration qui est le partage de compétences pour réaliser une tâche.

Un seul objectif : ancrer durablement dans les missions quotidiennes l’utilisation du digital pour pratiquer l’intelligence collective !

Une conviction : un collectif bien accompagné sur des sujets essentiels pour l’entreprise peut produire des résultats qui dépassent les attentes et constituer une réponse à la complexité du monde.

À partir d’un projet (transformation managériale, amélioration de l’expérience client, réduction du turn-over…) :

• Nous créons un espace de partage organisé autour de 5 thèmes pas plus. Les acteurs se sentent directement concernés par des sujets qui ont été choisi parce qu'ils contribuent à leur performance et rentrent dans leur mission. Ils mettent en commun des pratiques, des savoir-faire, des sources d’apprentissage, des idées pour les enrichir et ainsi ils co-construisent des actions pour réaliser l’ambition initiale. La communication peut être synchrone ou asynchrone.
• L’interface est simple et conviviale
• Et surtout pour que ces contributions deviennent spontanées et s’ancrent durablement dans le quotidien, l’espace doit être animé par le porteur du projet de transformation pour qui, animer la plateforme, n’est pas une chose en plus à faire mais bien une manière efficace de remplir sa mission.

Ces porteurs de projet, nous les nommons « Leaders de coopération » et nous les formons à la facilitation de l’intelligence collective.

Ils vont être les catalyseurs et les garants d’une communication pertinente et de qualité (centrée sur les priorités, créative, à valeur ajoutée, bienveillante, régulière).

La mission du leader de coopération est de permettre à tous les membres du groupe de monter à bord de l’espace digital de l’outil choisi et de garantir le succès de la démarche au service de l’intention stratégique.

Pour cela les Leaders de coopération :  

• Veillent à ce que les échanges s’inscrivent bien autour des thèmes d’échanges choisis
• Lancent et animent les échanges dans la communauté en donnant envie aux participants de coopérer, de contribuer, de s’engager
• Regroupent les contributions qui ont des points communs, apportent une valeur ajoutée en proposant une synthèse
• Développent et reconnaissent les talents coopératifs

Nous donnons à ces leaders de coopération des outils pour les accompagner dans leur mission.

Vous êtes porteur de projet de transformation et d'innovation, DRH ou responsable RH, Directeur de l'Innovation, Chief Transformation Officer, responsable métier…

Vous souhaitez déployer un projet de transformation et embarquer vos équipes afin qu’elles contribuent en s’investissant au quotidien avec enthousiasme.

Pour cela, vous avez envie de redonner un nouveau souffle à votre dispositif d’intelligence collective à distance.

Venez découvrir notre programme de formation LEADER DE COOPERATION A L’ÈRE DIGITALE !

Un programme exclusif qui permet :

• de concevoir un dispositif d’intelligence collective dans un contexte multi-canal en articulant présentiel et numérique
• et d'animer à distance une communauté pour accroître la performance collective en renforçant la cohésion et en révélant les talents des personnes au service d’un objectif partagé

Notre parti pris est le "Learning by action" : utilisation tout au long de la formation d’une solution digitale (outil de pilotage d’un forum d’échanges avec fonctionnalités d’intelligence artificielle et espace d’idéation) pour expérimenter la coopération multicanale à partir des projets réels des participants, exercices en sous-groupes, jeux de rôles, brainstorming, quizz, co-développement.

Un clin d’œil en guise de conclusion :

« Tout moyen de communication est la meilleure et la pire des choses. Avec Internet, on peut faire le meilleur comme le pire, c’est la pratique qui compte » Michel Serres

Pour plus de précisions sur le programme de formation cliquez ici

Zèbrement vôtre

Valérie Desclerc

Associée Zeebra

Chief Cooperation Officer