La mise en place d’un changement structurant au sein d’une entreprise est une période d’espoir et d’excitation. Mais également une période de grands questionnements et de possibles tensions. En effet, cela implique de nouveaux objectifs, de nouveaux outils, de nouvelles pratiques, voire de nouveaux comportements et, en somme, une nouvelle manière de travailler. Faire en sorte que chaque collaborateur adhère pleinement à ce nouvel état de fait peut être un vrai casse-tête. Entre incompréhension et résistances aux changements, voyons comment manager efficacement son équipe lors d’une conduite du changement.
L’importance d’une conduite du changement efficace pour mener à bien son projet de transformation
Trop souvent laissé au hasard, l'accompagnement des équipes lors d’une conduite du changement est aussi important, sinon plus, que le projet de changement lui-même. Car sans une bonne compréhension des raisons de ce changement, et des moyens mis en œuvre pour le mener à bien, rien ne peut être efficacement mis en place.
Sans une bonne organisation d’équipe, pas de projet de changement
Tout simplement (tant mieux ou hélas). Entre les changements d’outils et de méthodes, les deadlines, les mises à niveau technologiques et les nouveaux objectifs à intégrer, si les équipes ne possèdent pas à la base une organisation claire ainsi que de bons processus de travail en équipe, le projet de changement est probablement voué à l’échec (ou tout du moins, ne sera jamais vraiment accepté).
C’est le manager en charge de la conduite du changement (le “change manager”) qui assurera cette bonne organisation au sein des équipes. Il devra donner la température, ouvrir le dialogue et fixer les directions. Pour cela, la création d’un cadre et d’une organisation solide par le comité de pilotage sera nécessaire au début du projet. Ce dernier devra assurer au change manager une autorité suffisante pour accompagner ses équipes comme il l’entend, mais également voir avec lui comment introduire lesdits changements auprès d’elles et comment les former au mieux.
Ce travail préliminaire, ainsi que cette liberté accordée au chef de projet pour manager son équipe comme il l’entend, encouragent une bonne synergie ainsi qu’une flexibilité nécessaire pour mieux faire accepter les changements.
Transmettre efficacement la vision et les objectifs du projet à l’équipe : un enjeu crucial
Le change manager devra d’abord comprendre et intégrer lui-même les raisons profondes qui poussent l’entreprise à opérer un changement au sein de son organisation. Mais également sur les méthodes qui seront mises en œuvre pour opérer ce changement (nouveaux outils, processus, postes, etc.).
Le but de cette compréhension pointue de la vision et des objectifs du changement par le manager est de communiquer efficacement ces raisons et méthodes directement aux équipes. Toujours dans le but d’assurer un engagement maximum de la part de tous les collaborateurs dans le projet de changement.
Toute l’organisation du monde ne saurait remplacer la motivation d’un employé qui comprend (et a intégré) réellement la raison qui se cache derrière sa mission. C’est pour cette raison que le change manager doit pouvoir lui communiquer le plus clairement possible la vision à l’origine du projet de changement ainsi que ses objectifs concrets. Cette vision claire aidera les équipes à mieux accepter les bouleversements dans leur processus de travail habituel, et donc à limiter leur résistance au changement. En outre, partager une vision commune entre tous les collaborateurs permettra de garder une direction solide même en cas d’imprévus en cours de changement. Car tous comprendront vraiment le besoin à l’origine du changement et, plus largement, le besoin de l’utilisateur final sur lequel est basé la promesse de vente de l’entreprise.
Cette idée de se focaliser sur une vision à long terme et sur les besoins des utilisateurs se rapproche ainsi du Lean Management. Cette méthode privilégie la création de valeur ajoutée en éliminant les considérations et tâches parasites liées au projet. Une approche particulièrement efficace en ce qui concerne les projets d’innovations organisationnelles (des projets qui comptent tout de même pour près de 48% des innovations totales au sein des entreprises françaises selon une étude sur les barrières à l’innovation organisationnelle).
Cette nécessité d’une transmission claire des objectifs pour manager une équipe et la préparer au changement met aussi en lumière autre chose : l’importance générale d’une communication fluide et exempte de considérations hiérarchiques au sein de l’équipe projet. Un élément crucial dans la vitesse d’exécution d’un projet ainsi que dans sa qualité finale *.
* “La communication interne, vecteur de réussite du projet d’entreprise. Étude comparative «Seror, Dennouni »; A. Rachida, N. Sari, 2018”
Quelques méthodes de management éprouvées pour faire un succès de votre projet de conduite du changement
Il faut bien garder à l’esprit qu’une conduite du changement découle d’une volonté de faire évoluer l’entreprise afin de répondre à des objectifs concrets : s’adapter à un nouveau marché, développer de nouvelles offres, optimiser ses processus de travail, etc. Pour cette raison, chaque conduite du changement est propre à une entreprise en particulier. Et les résistances ou la désorganisation qui pourraient survenir viendront d’éléments propres à chacune.
Cependant, si chaque projet de changement est différent, certaines méthodes ont le pouvoir d’en améliorer drastiquement les chances de réussite.
La méthode agile, ou comment intégrer la flexibilité et le feedback à chaque étape du projet
Technique de management qui se diffuse toujours plus, la méthode agile, bien que situationnelle, est particulièrement adaptée pour manager une équipe lors de projets innovants et/ou en lien avec le numérique.
Cette méthode de management de projet répond à une augmentation de l’incertitude contextuelle et des facteurs perturbateurs au sein des entreprises contemporaines. Elle offre donc une méthodologie basée sur la flexibilité et l’adaptation constante aux imprévus, d’où son nom de méthode “agile”.
Pour cette raison, elle est extrêmement utile à la fois pour faire accepter les changements auprès des équipes, en augmentant leur tolérance à l’imprévu ainsi que leur ouverture d’esprit. Mais également en termes de formation, en ce qu’elle permet un apprentissage rapide et continu (parfois même ludique) des nouveaux outils que les équipes devront apprivoiser. Que ces derniers soient organisationnels ou bien techniques.
La base de l'agilité est l’itération : On livre les rendus du projet par petit bout et on réinjecte systématiquement le feedback dans la prochaine itération. Cela implique la création d’étapes claires par le project manager (un peu à la manière de “checkpoints”) et le rendu de livrables réguliers qui s’adaptent à chaque fois aux changements éventuels. Elle nécessite en outre une collaboration étroite des membres du groupe et des feedbacks réguliers. Cela afin de s’assurer que le projet va dans la bonne direction (qu’il reste aligné avec les objectifs prédéfinis) malgré les imprévus.
Cette méthodologie rejoint en ce sens-là les idées du lean management et notamment celui du MVP (Minimum Viable Product). Avec une recherche constante de répondre avant tout à des besoins précis et de se concentrer sur l’essentiel. Plutôt que de s’éparpiller sur des détails trop vulnérables aux deadlines et aux imprévus (simple et fonctionnel plutôt que complexe et inatteignable).
Intégrer la méthode Agile dans sa conduite du changement est donc l’assurance de maintenir le dialogue entre tous les collaborateurs au sein d’une équipe. Mais aussi comprendre et remédier à leurs inquiétudes et leur permettre de se former efficacement.
La recherche du “flow”, de la théorie à la pratique
À bien des égards, le fait de manager une équipe est très lié à la pratique de la psychologie. Entre la nécessité de garder une communication fluide en même temps qu’un engagement maximal des membres de l’équipe (indispensable dans un contexte de conduite du changement), adopter une approche psychologique et sociologique du management ne manque pas de pertinence. Surtout lors de réorganisations sur le long terme.
La théorie du “Flow” développée par M. Csikszentmihalyi, l’un des pionniers du management moderne, met un accent tout particulier sur l’optimisation de l’engagement des membres d’un groupe de travail. L’idée est ici de permettre à ses collaborateurs d’atteindre un état de flow dans lequel leur engagement sur tel ou tel projet est maximal. Csikszentmihalyi préconise ainsi pour les project manager d’accorder un temps tout particulier à la compréhension profonde de chaque membre du groupe* : Leurs méthodes et outils de travail préférés, le rôle dans lequel ils se sentent le plus à l’aise ou encore leurs valeurs professionnelles et personnelles. Et de trouver ensuite un compromis entre les besoins des uns et des autres.
Si cela peut prendre du temps et paraître contre-productif (en semblant retarder les changements souhaités), cela permet pourtant à chaque membre d’une équipe projet de pouvoir s’impliquer de manière optimale. Avec une motivation et une efficacité accrue (et donc de valoriser le temps passé à appliquer la méthode du flow).
Cette technique pour manager une équipe en se basant sur la psychologie est particulièrement efficace lors des projets d’innovation, car elle pousse à la prise d’initiative et libère la créativité.
* “Flow theory: Optimizing elite performance in the creative realm”; M. Csikszentmihalyi, 2022
Une vision claire, une résilience face aux imprévus et une organisation sans failles pour une conduite du changement réussie
Les méthodes pour accompagner son équipe vers une évolution sans accrocs de son organisation et/ou de ses techniques de travail sont aussi nombreuses qu’il existe différents projets. Toutes les méthodes citées plus haut nécessitent donc d’être discutées et adaptées selon les spécificités de votre conduite du changement et des objectifs à l’origine de cette dernière.
Il reste que certains éléments se rencontrent dans la plupart des conduites du changement réussies : le fait de communiquer clairement à son équipe la vision et les objectifs derrière le projet de changement, limitant ainsi les objections à sa mise en place. Le fait de mettre en place un système de résilience face aux imprévus, afin de rendre les collaborateurs plus à même d’accepter les changements (et continuer à avancer en toutes circonstances). Enfin, le fait de créer une organisation solide avec des processus clairs qui assureront une dynamique de travail sur le long terme.
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